Competenze
PROTOCOLLO E ARCHIVIO DI DEPOSITO
Competenze:
gestione del protocollo generale del Comune, attraverso le quotidiane operazioni di ritiro della posta in arrivo, della sua assegnazione, della classificazione e numerazione;
acquisizione, collezione e spedizione della corrispondenza in partenza dall’Ente;
pubblicazioni all’Albo Pretorio;
adempimenti connessi alle certificazioni di esecutività ed efficacia degli atti dell’Ente.
Si occupa di smistare ed indirizzare correttamente tutta la corrispondenza. Ogni suo timbro diventa l’input e la certezza formale di ogni procedimento amministrativo.
SERVIZIO ARCHIVIO
Competenze:
processo di deposito, archiviazione e storicizzazione degli atti; gestione dell’accesso agli atti d’archivio, sia da parte degli uffici che dell’utenza esterna (fornendo copia su richiesta);
scarto periodico della documentazione d’archivio, a sensi di legge.
L'archivio di deposito, nell'interrato del comune, raccoglie invece i faldoni depositati dai vari uffici al termine del loro iter procedimentale.
MESSI
Di supporto a tutti gli uffici comunali si occupa, oltre che delle specifiche mansioni di notificazione degli atti e alla tenuta dell’albo pretorio del comune, di consegnare, piuttosto che ritirare, atti, documenti e materiale amministrativo sul territorio non solo comunale.
Oltre a ciò l’ufficio fornisce una serie di attività strumentali rispetto ai servizi comunali a carattere esecutivo ed ausiliario, dal supporto al protocollo all’attività di centralinista, dall’ufficio informazioni all’attività di usciere. Notifica degli atti dell’Amministrazione comunale e, su richiesta, di altre Amministrazioni o Enti pubblici; registrazione degli atti e dei relativi documenti notificati; acquisizione dei rimborsi per le notifiche richieste da terzi.
Ufficio angrafe - Competenze:
- tenuta e aggiornamento del registro della popolazione residente APR, iscrizioni per immigrazioni o nascita, cancellazioni per emigrazione, irreperibilità o morte, scissioni di famiglia, cambi casa, variazioni di generalità, stato civile e cittadinanza;
- operazioni relative all’aggiornamento dell’indirizzo sulle patenti di guida e sui libretti di circolazione;
- gestione delle procedure relative alla registrazione di cittadini comunitari ai sensi del D.Lgs. n. 30/2007 e rilascio delle relative attestazioni;
- tenuta ed aggiornamento del registro degli italiani residenti all’estero A.I.R.E.;
- registrazione delle pensioni statali e INPS e invio delle comunicazioni relative a morte o matrimonio dei beneficiari;
- rilascio di certificazioni anagrafiche, carte d’identità; autentiche di copia e firma; rilascio certificazioni storiche con ricerca d’archivio, disbrigo posta di privati e Enti pubblici, rilascio delle attestazioni di idoneità di alloggio previste dalle normative sugli stranieri, rendicontazione e versamento in tesoreria dei diritti riscossi;
- compilazione delle statistiche anagrafiche;
- assegnazione dei nuovi toponimi, variazioni conseguenti nei registri anagrafici e comunicazioni, numerazione civica;
- aggiornamento continuo dell’Indice Nazionale delle Anagrafi tramite il sistema telematico SAIA;
- gestione delle procedure di allineamento dei Codici Fiscali tra Anagrafe comunale e Anagrafe tributaria, protocollazione di atti in entrata e in uscita, gestione dei collegamenti telematici per la consultazione di dati anagrafici, raccolta di dichiarazioni di volontà per la donazione di organi e tessuti;
- ricevimento delle dichiarazioni per la costituzione delle convivenze di fatto e rilascio della relativa certificazione.
Ufficio Stato Civile - Competenze:
- tenuta e aggiornamento dei registri di nascita, morte, matrimonio e cittadinanza;
- ricevimento richieste di pubblicazioni; ricevimento atti di riconoscimento di figli naturali;
- trascrizione sentenze/decreti di adozione e cambio cognome e/o nome; programmazione, tecnico-amministrativi relativi al servizio;
- sovraintende, anche mediante il controllo tecnico-finanziario, alla gestione dei servizi cimiteriali affidati a terzi; ricevimento denunce di nascita e di morte;
- rilascio permessi di seppellimento, autorizzazioni al trasporto salme e cremazioni, autorizzazioni alla conservazione presso il domicilio di urne cinerarie, rilascio passaporti mortuari per salme destinate a paesi esteri, stesura processi verbali di manifestazione della volontà alla cremazione;
- annotazioni di separazioni, divorzi e rogiti notarili; riconciliazioni;
- trascrizione delle sentenze straniere e degli atti formati all'estero; ricevimento dei giuramenti per acquisto della cittadinanza italiana e riconoscimenti cittadinanza jure sanguinis;
- assistenza e/o celebrazione di matrimoni civili;
- rilascio certificati di stato civile, di copie conformi e ricerche storiche; compilazione delle statistiche mensili di stato civile; ricevimento richieste di costituzione di unione civile;
- assistenza al ricevimento delle dichiarazioni costitutive di unione civile e rilascio relative attestazioni.
*Ufficio Elettorale – Leva Militare Competenze:
- tenuta e aggiornamento delle liste elettorali sezionali, generali e liste aggiunte, revisioni dinamiche ordinarie, revisioni semestrali, revisioni dinamiche straordinarie, gestione elettori a.i.r.e.;
- formazione, archiviazione, estrazione e spedizione fascicoli elettorali; tenuta e revisione albo scrutatori, albo presidenti di seggio, albi giudici popolari, rilascio certificazioni; organizzazione, coordinamento e realizzazione di tutto ciò che è richiesto per lo svolgimento delle consultazioni elettorali e relativa rendicontazione ai fini dei rimborsi;
- gestione tessere elettorali;
- segreteria della Commissione elettorale circondariale (22 Comuni);
- consulenza ai Comuni del Circondario su tutte le problematiche elettorali, statistiche elettorali;
- svolgimento dei compiti relativi alla leva militare; autenticazione firme per passaggi di proprietà di beni mobili registrati.