In linea generale, il trattamento dei dati nell’ambito della propaganda elettorale può essere effettuato, a garanzia dei diritti e delle libertà degli interessati, sulla base di alcuni presupposti di liceità, fra i quali la previa acquisizione del consenso di quest’ultimi, che deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile (artt. 6, par. 1, lett. a) e 7, Regolamento), nonché esplicito ove il trattamento riguardi categorie particolari di dati (art. 9, par. 2, lett. a), Regolamento). Il consenso pertanto deve essere richiesto con formulazione specifica e distinta rispetto alle ulteriori eventuali finalità del trattamento, quali, ad esempio, quelle di marketing; di profilazione; di comunicazione a terzi per le loro finalità promozionali oppure di profilazione di tali distinti soggetti. Lo stesso inoltre deve essere documentabile (ad es. per iscritto o su supporto digitale), ossia il titolare deve essere in grado di dimostrare che l’interessato ha prestato il proprio consenso al trattamento dei suoi dati (v. artt. 5, par. 2 e 7, par. 1, Regolamento).
I dati personali estratti da fonti "pubbliche" - vale a dire le informazioni contenute in registri o elenchi detenuti da un soggetto pubblico, e al tempo stesso accessibili in base ad un´espressa disposizione di legge o di regolamento- possono essere utilizzati per finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, senza richiedere il consenso degli interessati (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento), nel rispetto dei presupposti, dei limiti e delle modalità eventualmente stabilite dall´ordinamento per accedere a tali fonti o per utilizzarle (per es. l’obbligo di rispettare le finalità che la legge stabilisce per determinati elenchi; l´identificazione di chi ne chiede copia, se l´accesso è consentito solo in determinati periodi; artt. 5, par. 1, lett. a) e b), 6, par. 2, lett. b), Regolamento e artt. 2-ter, comma 3, e 61, comma 1, Codice). In particolare, possono essere utilizzati, per il perseguimento delle predette finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, i dati personali estratti dai seguenti elenchi pubblici:
• liste elettorali detenute presso i comuni, che "possono essere rilasciate in copia per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo" (art. 51 d.P.R. 20 marzo 1967, n. 223);
• elenco provvisorio dei cittadini italiani residenti all´estero aventi diritto al voto (art. 5, comma 1, l. 459 del 27 dicembre 2001; art. 5, comma 8, d.P.R. 2 aprile 2003, n. 104);
• elenco degli elettori italiani che votano all´estero per le elezioni del Parlamento europeo (art. 4 d.l. 24 giugno 1994, n. 408, convertito con l. 3 agosto 1994, n. 483);
• liste aggiunte dei cittadini elettori di uno Stato membro dell´Unione europea residenti in Italia e che intendano ivi esercitare il diritto di voto alle elezioni comunali (artt. 1 e ss. d.lgs. 12 aprile 1996, n. 197);
• elenco provvisorio dei cittadini italiani residenti all´estero aventi diritto al voto per l´elezione del Comitato degli italiani all´estero (Comites, art. 13 l. 23 ottobre 2003, n. 286; art. 5, comma 1, l. 27 dicembre 2001, n. 459; art. 5, comma 8, d.P.R. 2 aprile 2003, n. 104; art. 11, d.P.R. 29 dicembre 2003, n. 395).
Aderenti e soggetti che hanno contatti regolari con partiti, movimenti e altre formazioni a carattere politico
Partiti, movimenti e altre formazioni a carattere politico possono utilizzare lecitamente, senza acquisire previamente uno specifico consenso - sulla base dell’informativa resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento - i dati personali relativi agli aderenti, nonché agli altri soggetti con cui intrattengono contatti regolari, per finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, trattandosi di attività lecitamente perseguibili in quanto ricomprese in quelle di carattere politico previste in termini generali nell’atto costitutivo o nello statuto, ovvero strettamente funzionali al perseguimento di tali scopi (v. art. 9, par. 2, lett. d), Regolamento).
Non sono utilizzabili:
Dati personali raccolti o utilizzati per lo svolgimento di attività istituzionali
Alcune fonti documentali detenute dai soggetti pubblici non sono utilizzabili a scopo di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, in ragione della specifica disciplina di settore. Ciò, per esempio, in relazione:
• all’anagrafe della popolazione residente (artt. 33 e 34 d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223; art. 62 d.lg. 7 marzo 2005, n. 82). In base alla disciplina di settore, gli elenchi degli iscritti all’anagrafe possono essere rilasciati solo “alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità […] in conformità alle misure di sicurezza, agli standard di comunicazione e alle regole tecniche previsti dal decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 10 novembre 2014, n. 194, e dall'articolo 58 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82” (art. 34 d.P.R. n. 223/1989);
• agli archivi dello stato civile (art. 450 c.c.; d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396);
• agli schedari dei cittadini residenti nella circoscrizione presso ogni ufficio consolare (art. 8 d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71);
• alle liste elettorali di sezione già utilizzate nei seggi, sulle quali sono annotati dati relativi ai non votanti e che sono utilizzabili solo per controllare la regolarità delle operazioni elettorali (art. 62 d.P.R. 16 maggio 1960, n. 570);
• ai dati annotati nei seggi da scrutatori e rappresentanti di lista per lo svolgimento delle operazioni elettorali. Tali dati, se conosciuti, devono essere trattati con la massima riservatezza nel rispetto del principio costituzionale della libertà e della segretezza del voto, avuto anche riguardo alla circostanza che la partecipazione o meno ai referendum o ai ballottaggi può evidenziare di per sé anche un eventuale orientamento politico dell´elettore;
• ai dati raccolti dai soggetti pubblici nello svolgimento delle proprie attività istituzionali o, in generale, per la prestazione di servizi;
• agli elenchi di iscritti ad albi e collegi professionali (art. 61, comma 2, del Codice);
• agli indirizzi di posta elettronica tratti dall´Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti e dall’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese (art. 6-bis e 6-quater nel d.lg. 7 marzo 2005, n. 82);
• dati resi pubblici alla luce della disciplina in materia di trasparenza o pubblicità dell’azione amministrativa da parte delle pubbliche amministrazioni (d.lg. 14 marzo 2013, n. 33; l. 18 giugno 2009, n. 69), nonché da altre norme di settore. Si pensi, ad esempio, agli atti contenenti dati personali pubblicati all´albo pretorio on line, alla pubblicità degli esiti concorsuali, agli atti di attribuzione a persone fisiche di vantaggi economici comunque denominati, agli organigrammi degli uffici pubblici recanti anche recapiti telefonici e indirizzi di posta elettronica dei dipendenti, alle informazioni riferite agli addetti ad una funzione pubblica. Ciò, in quanto la circostanza che dati personali siano resi conoscibili on line sui siti istituzionali per le predette finalità non consente che gli stessi siano liberamente riutilizzabili da chiunque e per qualsiasi scopo, ivi compreso, quindi, il perseguimento di finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica.
Dati raccolti da titolari di cariche elettive e di altre funzioni pubbliche
Specifiche disposizioni di legge prevedono che i titolari di alcune cariche elettive possono richiedere agli uffici di riferimento di fornire notizie utili all´esercizio del mandato ed alla loro partecipazione alla vita politico-amministrativa dell´ente. Ad esempio, i consiglieri comunali e provinciali hanno diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonché dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all´espletamento del proprio mandato (art. 43, comma 2, d.lg. 18 agosto 2000, n. 267). Specifiche disposizioni prevedono, altresì, l'esercizio di tale diritto da parte di consiglieri regionali. Il predetto diritto di accesso alle informazioni è direttamente funzionale alla cura di un interesse pubblico connesso all´esercizio del mandato elettivo; tale finalizzazione esclusiva costituisce, al tempo stesso, il presupposto che legittima l´accesso e che ne limita la portata. Fuori dai predetti casi, strettamente riconducibili al mandato elettivo, non è lecito, quindi, richiedere agli uffici dell´amministrazione di riferimento la comunicazione di intere basi di dati oppure la formazione di appositi elenchi "dedicati" da utilizzare per attività di comunicazione politica.
Non è parimenti consentito, da parte di soggetti titolari di cariche pubbliche non elettive e, più in generale, di incarichi pubblici, l´utilizzo per finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica dei dati acquisiti nell´ambito dello svolgimento dei propri compiti istituzionali.
Dati reperiti sul web
L'agevole reperibilità di dati personali in Internet (quali recapiti telefonici o indirizzi di posta elettronica) non comporta la libera disponibilità degli stessi né autorizza il trattamento di tali dati per qualsiasi finalità, ma - in osservanza ai principi di correttezza e finalità (v. art. 5, par. 1, lett. a) e b), Regolamento) - soltanto per gli scopi sottesi alla loro pubblicazione. Quindi, anche per quanto riguarda la propaganda politica on line, deve evidenziarsi il generale divieto di utilizzo a tal fine dei dati reperiti sul web, senza uno specifico consenso informato alla suddetta finalità (v. artt: 6, 7 e 13, Regolamento). Si ritiene quindi illecita l´attività d’invio di messaggi politici/elettorali effettuata trattando dati di contatto reperiti in Rete in assenza di tali presupposti (indirizzo e-mail; numero di telefonia fissa; numero di telefonia mobile), a prescindere dalle modalità impiegate: automatizzate (e-mail; sms; fax; telefonate preregistrate; mms) o non automatizzate (telefonate con operatore; posta cartacea).
Ciò in particolare può riguardare, ad esempio:
• dati raccolti automaticamente in Internet tramite appositi software (v. c.d. web or data scraping);
• liste di abbonati ad un provider;
• dati pubblicati su siti web per specifiche finalità di informazione aziendale, comunicazione commerciale o attività associativa;
• dati consultabili in Internet solo per le finalità di applicazione della disciplina sulla registrazione dei nomi a dominio;
• dati pubblicati dagli interessati sui social network.
Riguardo a quest’ultima ipotesi, come hanno evidenziato casi recenti, sussistono seri rischi di utilizzo improprio dei dati personali dei cittadini per sofisticate attività di profilazione su larga scala e di invio massivo di comunicazioni o ancora per indirizzare campagne personalizzate (il c.d. micro-targeting) volte a influenzare l’orientamento politico e/o la scelta di voto degli interessati, sulla base degli interessi personali, dei valori, delle abitudini e dello stile di vita dei singoli. In vista delle elezioni europee è pertanto fondamentale garantire la corretta applicazione delle norme sulla protezione dei dati soprattutto on line, anche al fine di proteggere il processo elettorale da interferenze e turbative esterne.
In tale quadro, va ribadito che i messaggi politici e propagandistici inviati agli utenti di social network (come Facebook o Linkedin), in privato come pubblicamente sulla loro bacheca virtuale, sono sottoposti alla disciplina in materia di protezione dei dati (artt. 5, 6, 7, 13, 24, 25 del Regolamento). La medesima disciplina è altresì applicabile ai messaggi inviati utilizzando altre piattaforme, come Skype, WhatsApp, Viber, Messanger.
In merito, si rappresenta che il suindicato rischio risulta ancor più elevato in considerazione delle peculiari condizioni di servizio imposte unilateralmente agli utenti sia dalle piattaforme di comunicazione e social networking, sia nei dispositivi mobili utilizzati. Infatti tali condizioni, in alcuni casi, prevedono la condivisione indifferenziata (e senza il necessario consenso specifico) di tutti o gran parte dei dati personali presenti negli smartphone e nei tablet (quali rubrica, contatti, sms, dati della navigazione internet) o l´accesso del fornitore alla lista dei contatti o alla rubrica presente sul dispositivo mobile.
Ad ogni modo, ove i titolari procedano, per finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, al trattamento di dati personali presenti sui social (o altrove reperiti), nel rispetto dei principi e dei presupposti di liceità sopra individuati (artt. 5, 6, 13 e ss., Regolamento), si ribadisce la necessità di evitare comunicazioni massive e insistenti, nonché condotte non corrette quali:
- contatti mediante telefonate o sms in orario notturno;
- comunicazioni che mirino ad acquisire informazioni personali degli interessati eccedenti e non pertinenti con la finalità di propaganda elettorale e comunicazione politica.
Coerentemente con i principi sopra ribaditi, ove -nei social network, come anche in blog e forum utilizzati dalla comunità degli iscritti ai servizi social- risultino visualizzabili numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica, i suindicati titolari, che intendano inviare messaggi finalizzati alla comunicazione politica/elettorale, dovranno aver previamente acquisito, per ciascun di tali "contatti”, un preventivo consenso libero, specifico, documentato ed informato per la finalità in questione oppure basarsi su un altro eventuale presupposto di liceità.
Accountability ed obbligo di informativa
Come già detto, in caso di raccolta dei dati presso l´interessato, quest´ultimo deve essere informato in merito alle caratteristiche del trattamento, salvo che per gli elementi che gli siano già noti (art. 13, Regolamento).
Quando invece i dati non sono raccolti presso l’interessato, l’informativa va fornita entro un termine ragionevole dall’acquisizione degli stessi –che non può superare la durata di un mese-, o comunque al momento della prima comunicazione all’interessato o ad altro destinatario qualora prevista (art. 14, paragrafi 1, 2 e 3, Regolamento).
Il titolare può esimersi dal rendere l’informativa nel caso in cui rilasciarla risulti “impossibile” o implichi “uno sforzo sproporzionato” (art. 14, par. 4, lett. b), Regolamento). In tali ipotesi, il titolare è comunque tenuto ad adottare “misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, anche rendendo pubbliche le informazioni” (art. 14, par. 5, lett. b), Regolamento). Dunque, in base a tale previsione -espressione del principio di “accountability”- è rimessa anche in questa circostanza al titolare, a fronte di minori adempimenti amministrativi e in un’ottica di maggiore responsabilizzazione del medesimo, l’adozione di adeguate misure tecniche e organizzative atte a garantire che il trattamento venga effettuato in conformità alla legislazione vigente (artt. 5, par. 2 e 24, Regolamento).
Ai fini dell’applicazione dei principi sopra indicati, il titolare può tener conto dei provvedimenti in materia di esonero dall’informativa adottati dal Garante, in vigenza della previgente normativa (ai sensi dell’art. 13, comma 5, lett. c), d.lgs. n. 196/2003), per valutare il ricorrere dei presupposti di applicabilità dell’art. 14, par. 5, lett. b) del Regolamento ed adottare le misure appropriate). Nei provvedimenti menzionati, il Garante ha ritenuto proporzionato rispetto ai diritti degli interessati, esonerare dall´obbligo di rendere l'informativa i soggetti politici che utilizzano, per finalità di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica, dati personali estratti dalle liste elettorali durante il limitato arco temporale legato a consultazioni politiche, amministrative o referendarie, oppure nel caso di invio di materiale propagandistico di dimensioni ridotte che, a differenza di una lettera o di un messaggio di posta elettronica, non renda possibile fornire un’idonea informativa sulla base di specifiche condizioni (v. par. 5.1, provv. gen. 6 marzo 2014).
In altri provvedimenti, anch’essi resi ai sensi dell’art. 13, comma 5, lett. c), d.lgs. n. 196/2003, il titolare è stato esonerato dall’obbligo di rendere l’informativa individualmente, a condizione che la stessa, completa di tutti i suoi elementi, fosse comunque fornita mediante pubblicazione sul proprio sito web e tramite annunci pubblicati su quotidiani a diffusione nazionale.
Tanto premesso, qualora l’adempimento dell’obbligo di cui all’art. 14, par. 1 del Regolamento, come nel caso di dati estratti dalle liste elettorali, risulti impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato per gli stessi, in relazione alle specifiche circostanze del caso, è rimessa ai partiti, movimenti politici, comitati di promotori e sostenitori, nonché singoli candidati la scelta di non rendere l’informativa purché siano individuate misure appropriate. Anche alla luce di quanto già stabilito dal Garante nei provvedimenti sopra citati, le misure appropriate potrebbero essere quelle già individuate in passato. In base a queste ultime, potrebbero dunque prescindere dall’obbligo di rendere l’informativa individuale, a partire dal sessantesimo giorno precedente la data delle consultazioni fino al sessantesimo giorno successivo al termine delle stesse (o dell´eventuale ballottaggio), a condizione che:
- nel materiale inviato sia indicato un recapito (indirizzo postale, e-mail, anche con rinvio a un sito web dove tali riferimenti siano facilmente individuabili) al quale l´interessato possa agevolmente rivolgersi per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento; e
- l’informativa recante tutti gli elementi di cui all’art. 14, paragrafi 1 e 2 del Regolamento sia resa mediante pubblicazione della stessa sui propri siti web di riferimento o tramite annunci pubblicati su quotidiani a diffusione nazionale o locale (a seconda della consultazione).
Si ritiene utile evidenziare che, in caso di violazione della disciplina sopra più volte richiamata, trova applicazione il quadro sanzionatorio previsto dall’art. 83 del Regolamento, ove sono ricomprese sanzioni amministrative pecuniarie, in ipotesi, fino a 20 milioni di euro.