L’interessato ha diritto di accedere, nel più breve tempo possibile e comunque entro 30 giorni, ai dati che lo riguardano.
La procedura è esente da qualunque tassa e diritto, come specificato dal Regolamento e come usuale per le dichiarazioni d’anagrafe e di stato civile.
E’ chiaro che, in mancanza di un’informatizzazione spinta, è piuttosto difficile risalire a tutti i dati. Già reperire un atto di stato civile solo sulla base di un nominativo richiederebbe la verifica di molti indici decennali. Se poi un dato è all’interno di un atto, ad esempio perché il soggetto è citato come testimone, è praticamente impossibile rispondere. Ma si tratta di un caso previsto, per cui, se è impossibile comunicare le informazioni o si potesse farlo solo a seguito di uno sforzo sproporzionato, non c’è obbligo di comunicazione, soprattutto per gli Enti pubblici (art. 14 c. 5 lett b) del Regolamento).
A seguito dell’accesso, l'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
- le finalità del trattamento;
- le categorie di dati personali in questione;
- i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
- quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
- il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo;
- qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
- l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.
In presenza di dati non informatizzati, e non essendo materialmente possibile, il più delle volte, sfogliare tutto il cartaceo, in tali casi si potrà rispondere solo in riferimento ad atti noti o a dati reperibili in via informatica, preferibilmente specificando che altri dati possono essere presenti, ma, non essendo strutturati, non rientrano nell’ambito di applicazione come indicato del Considerando n. 15 e nel sopra citato art. 14.
